E-mail-etikette til legatansøgninger: Otte nyttige tips

1. Brug korrekt grammatik, og undgå teknisk jargon

Dine e-mails bør altid være professionelle. Det betyder korrekt grammatik og ingen teknisk jargon som forkortede ord. Undlad også at bruge smileys, hvis du vil have, at din e-mail efterlader et godt indtryk.

2. Brug altid emnefeltet

Lav et klart og beskrivende emne til din e-mail, som forklarer modtageren, hvad e-mailen handler om. Emner som „Hej" er ikke tilstrækkelige. Hold det kort (under 50 tegn er en god tommelfingerregel) og specifikt, for eksempel: „Ansøgning til XY-legatet".

3. Brug en professionel e-mailadresse

Du bør bruge en professionelt udformet e-mailadresse. Typisk har den formen fornavn.efternavn@e-mailudbyder. Undgå at bruge private e-mailadresser med navnet på dit kæledyr eller noget tilsvarende upassende.

4. Skriv enkle sætninger

Bedømmerne modtager rigtig mange legatansøgninger, så de har brug for at komme hurtigt igennem dem. Du kan hjælpe dem ved at bruge korte og præcise sætninger. Undgå fyldord og overdrivelser, og kom lige til sagen. Og hold dig altid til emnet.

5. Undgå fejl

Stave- og grammatikfejl efterlader ikke et godt indtryk, så læs din e-mail grundigt igennem, før du sender den. Og få en ven til at læse den med, for han vil fange ting, som du måske overser.

6. Find din kontaktperson

Adressér om muligt din e-mail til en bestemt person, og brug vedkommendes navn. Det betyder, at du bør undgå „Kære hr./fru", hvor du kan, selvom det nogle gange ikke kan undgås.

Når du bruger en persons navn, så sørg for at stave det korrekt. Det viser respekt og almindelig høflighed.

7. Undgå dumme spørgsmål

Stil ikke dumme spørgsmål i din e-mail. Det er spørgsmål, du kan finde svar på, hvis du kigger på organisationens hjemmeside. Hvis du stiller den slags spørgsmål, risikerer du at virke sjusket eller uinteresseret.

8. Brug et professionelt layout

Strukturér din e-mail i logiske afsnit, og skriv din tekst direkte i e-mailen i stedet for at bruge vedhæftede filer. Undgå også farver eller pyntede skrifttyper – enkel sort tekst i en standard sans serif-skrifttype som Arial eller Calibri er altid bedst.

Hvis du bliver indstillet til et legat efter at have ansøgt via mail, så sørg for at forberede dig på den personlige samtale eller en gruppediskussion.