Apurahasähköpostin etiketti: kahdeksan hyödyllistä vinkkiä

1. Käytä oikeaa kielioppia ja vältä tekniikkaslangia

Sähköpostiesi tulee aina olla asiallisia. Tämä tarkoittaa oikean kieliopin käyttöä ja tekniikkaslangin, kuten lyhennettyjen sanojen, välttämistä. Älä myöskään käytä hymiöitä, jos haluat sähköpostisi antavan hyvän vaikutelman.

2. Täytä aina aihekenttä

Laadi sähköpostillesi selkeä ja kuvaava aihe, joka kertoo lukijalle, mistä viestissä on kyse. Pelkkä "Hei" aiheena ei riitä. Pidä se lyhyenä (alle 50 merkkiä on hyvä nyrkkisääntö) ja täsmällisenä, esimerkiksi: "Hakemus XY-apurahaan".

3. Käytä asiallista sähköpostiosoitetta

Sinun kannattaa käyttää asiallisesti muotoiltua sähköpostiosoitetta. Yleensä se on muotoa etunimi.sukunimi@sahkopostipalvelu. Vältä sellaisten henkilökohtaisten sähköpostiosoitteiden käyttöä, joissa on lemmikkisi nimi tai jotain muuta yhtä sopimatonta.

4. Kirjoita selkeitä lauseita

Arvioijat saavat paljon apurahahakemuksia, joten heidän on käytävä jokainen läpi nopeasti. Voit auttaa heitä käyttämällä lyhyitä ja ytimekkäitä lauseita. Vältä täytesanoja ja liioittelua ja mene suoraan asiaan. Pysy myös aina aiheessa.

5. Vältä virheitä

Kirjoitus- ja kielioppivirheet eivät anna hyvää vaikutelmaa, joten lue sähköpostisi huolellisesti ennen lähettämistä. Pyydä myös kaveria lukemaan se, sillä hän huomaa asioita, jotka saattavat jäädä sinulta huomaamatta.

6. Selvitä yhteyshenkilösi

Osoita sähköpostisi mahdollisuuksien mukaan tietylle henkilölle ja käytä hänen nimeään. Vältä siis mahdollisuuksien mukaan muotoa "Hyvä vastaanottaja", vaikka joskus se onkin väistämätöntä.

Kun käytät henkilön nimeä, varmista, että kirjoitat sen oikein. Se osoittaa kunnioitusta ja hyviä tapoja.

7. Vältä typeriä kysymyksiä

Älä esitä sähköpostissasi typeriä kysymyksiä. Näillä tarkoitetaan kysymyksiä, joihin löytyy vastaus organisaation verkkosivuilta. Jos esität tällaisia kysymyksiä, saatat vaikuttaa huolimattomalta tai kiinnostumattomalta.

8. Käytä asiallista ulkoasua

Jaa sähköpostisi loogisiin kappaleisiin ja kirjoita teksti suoraan viestiin liitteiden sijaan. Vältä myös värien ja koristeellisten fonttien käyttöä – yksinkertainen musta teksti tavallisella pääteviivattomalla fontilla, kuten Arialilla tai Calibrilla, on aina paras vaihtoehto.

Jos sinut valitaan apurahaehdokkaaksi sähköpostihakemuksen jälkeen, valmistaudu henkilökohtaiseen haastatteluun tai ryhmäkeskusteluun.