E-mailetiquette voor beursaanvragen: acht handige tips

1. Gebruik correcte grammatica en vermijd technisch jargon

Je e-mails moeten altijd professioneel zijn. Dat betekent correcte grammatica gebruiken en technisch jargon vermijden, zoals afgekorte woorden. Gebruik ook geen emoticons als je wilt dat je e-mail een goede indruk achterlaat.

2. Gebruik altijd het onderwerpveld

Maak een duidelijk en beschrijvend onderwerp voor je e-mail dat de lezer uitlegt waar de e-mail over gaat. Onderwerpregels als „Hallo” zijn niet voldoende. Houd het kort (onder de 50 tekens is een goede vuistregel) en specifiek, bijvoorbeeld: „Aanvraag voor de XY-beurs”.

3. Gebruik een professioneel e-mailadres

Je moet een professioneel opgezet e-mailadres gebruiken. Doorgaans heeft dat de vorm voornaam.achternaam@e-mailprovider. Vermijd persoonlijke e-mailadressen met de naam van je huisdier of iets wat net zo ongepast is.

4. Gebruik eenvoudige zinnen

Beoordelaars krijgen veel beursaanvragen binnen, dus ze moeten ze snel kunnen doornemen. Je helpt ze door korte en bondige zinnen te gebruiken. Vermijd stopwoorden en overdrijving, en kom meteen ter zake. En blijf altijd bij het onderwerp.

5. Voorkom fouten

Spel- en grammaticafouten maken geen goede indruk, dus lees je e-mail zorgvuldig door voordat je hem verstuurt. Laat een vriend of vriendin hem ook lezen, want die ziet dingen die jij misschien over het hoofd ziet.

6. Zoek je contactpersoon

Richt je e-mail waar mogelijk aan een specifiek persoon en gebruik zijn of haar naam. Dat betekent dat je „Geachte heer of mevrouw” vermijdt wanneer dat kan, al is het soms onvermijdelijk.

Als je iemands naam gebruikt, zorg dan dat je die correct spelt. Dat toont respect en gewone beleefdheid.

7. Vermijd domme vragen

Stel geen domme vragen in je e-mail. Dat zijn vragen waarvan je het antwoord kunt vinden als je op de website van de organisatie kijkt. Als je zulke vragen stelt, loop je het risico dat je slordig of ongeïnteresseerd overkomt.

8. Gebruik een professionele opmaak

Verdeel je e-mail in logische alinea's en typ je tekst rechtstreeks in de e-mail in plaats van bijlagen te gebruiken. Vermijd ook kleur of opvallende lettertypen - eenvoudige zwarte tekst in een standaard schreefloos lettertype zoals Arial of Calibri is altijd het beste.

Als je na je aanvraag per e-mail voor een beurs wordt genomineerd, zorg er dan voor dat je je goed voorbereidt op het persoonlijke gesprek of een groepsdiscussie.