Fonds Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen - Subsidie voor deelname aan een conferentie in het buitenland

Wat de FWO-reisbeurs voor conferenties dekt

Je krijgt je heen- en terugreis van Brussel naar de conferentie vergoed, zodat je je onderzoek kunt presenteren op een internationale wetenschappelijke conferentie in het buitenland. Vluchten worden vergoed in economy class en treinkaartjes tegen het goedkoopste tarief. Als je met de auto reist, krijg je een kilometervergoeding van maximaal 800 EUR. Het Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen (FWO), de belangrijkste onderzoeksfinancier van België, sluit ook automatisch een reisongelukkenverzekering voor je af. De toelage is belastingvrij en wordt persoonlijk aan jou uitbetaald. Als een andere instantie je al een volledige onderzoekstoelage voor dezelfde reis toekent (bijvoorbeeld Fulbright of BAEF), wordt het FWO-bedrag verlaagd. Als die andere instantie je 2.150 EUR per maand of meer betaalt, krijg je geen FWO-toelage.

Wie kan een aanvraag indienen

• Waar je werkt: Je werkt gedurende de gehele reis als wetenschappelijk medewerker aan een universiteit in de Vlaamse Gemeenschap, bij een federaal of Vlaams wetenschappelijk instituut, in een Vlaams universitair ziekenhuis of bij een erkend onderzoekscentrum.
• Je presentatie: Je houdt een lezing of presenteert een poster op de conferentie. Alleen de persoon die daadwerkelijk presenteert, kan de beurs krijgen. Een officiële rol zoals sessievoorzitter alleen is niet voldoende.
• Promovendi: Je hebt een masterdiploma behaald in de Europese Economische Ruimte of Zwitserland. Als je een masterdiploma van elders hebt, moet je universiteit bevestigen dat je daar een doctoraat mag doen.
• Postdocs: Je hebt je doctoraat niet langer dan 6 jaar vóór de start van de conferentie behaald. Onderbrekingen van ten minste 3 maanden (bijvoorbeeld ouderschapsverlof of ziekteverlof) kunnen deze termijn met maximaal 1 jaar verlengen.
• Publicaties: Voor een conferentie in de EER, Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk heb je ten minste 1 peer-reviewed publicatie nodig als eerste of laatste auteur. Voor een conferentie buiten dit gebied heb je er ten minste 3 nodig, waarvan ten minste 1 als eerste of laatste auteur. Sommige vakgebieden met afwijkende publicatiegewoonten zijn hiervan vrijgesteld.
• Hoe vaak: Je kunt maximaal 1 reissubsidie per kalenderjaar ontvangen, waarbij conferenties, workshops en korte studiebezoeken samen worden geteld.
• Niet in aanmerking komend: Je werkt aan een hogeschool, tenzij je deel uitmaakt van een academische opleiding aan een Vlaamse Kunsthogeschool.

Hoe aanvragen

Je dient je aanvraag online in het Engels in via het FWO E-Loket, uiterlijk 3 maanden voor je vertrekdatum. Deze deadline is bindend. Er is geen vaste aanvraagronde, aangezien de oproep permanent loopt. Je voegt een officieel bewijs toe dat je lezing of poster is aanvaard; als dit nog niet op tijd klaar is, kun je het later nog insturen. Het Comité voor Internationale Samenwerking (CIWC) neemt vervolgens een besluit op basis van de kwaliteit van je bijdrage, je wetenschappelijke staat van dienst en het aanzien van de conferentie.