E-postetikett för stipendieansökan: åtta användbara tips

1. Använd korrekt grammatik och undvik teknikslang

Dina e-postmeddelanden ska alltid vara professionella. Det innebär att du använder korrekt grammatik och undviker teknikslang, som förkortade ord. Använd inte heller smileys om du vill att ditt e-postmeddelande ska göra ett gott intryck.

2. Använd alltid ämnesraden

Skapa ett tydligt och beskrivande ämne för ditt e-postmeddelande som förklarar för läsaren vad meddelandet handlar om. Ämnesrader som ”Hej” räcker inte. Håll det kort (under 50 tecken är en bra tumregel) och specifikt, till exempel: ”Ansökan till XY-stipendiet”.

3. Använd en professionell e-postadress

Du bör använda en professionellt utformad e-postadress. Vanligtvis har den formen fornamn.efternamn@e-postleverantör. Undvik att använda personliga e-postadresser med namnet på ditt husdjur, eller något lika olämpligt.

4. Använd enkla meningar

De som granskar ansökningarna får in många stipendieansökningar, så de behöver kunna gå igenom varje ansökan snabbt. Du kan hjälpa dem genom att använda korta och koncisa meningar. Undvik utfyllnad och överdrifter, och gå rakt på sak. Och håll dig alltid till ämnet.

5. Undvik misstag

Stavfel och grammatiska fel gör inget gott intryck, så läs igenom ditt e-postmeddelande noga innan du skickar det. Och be en vän att läsa det också, för han eller hon upptäcker saker som du kan missa.

6. Hitta din kontaktperson

Adressera ditt e-postmeddelande till en specifik person och använd personens namn när det går. Det betyder att du undviker ”Bästa damer och herrar” när du kan, även om det ibland inte går att komma ifrån.

När du använder en persons namn, se till att du stavar det rätt. Det visar respekt och vanligt hyfs.

7. Undvik dumma frågor

Ställ inga dumma frågor i ditt e-postmeddelande. Det är frågor som du kan hitta svaren på om du tittar på organisationens webbplats. Om du ställer sådana frågor riskerar du att verka slarvig eller ointresserad.

8. Använd en professionell utformning

Strukturera ditt e-postmeddelande i logiska stycken, och skriv texten direkt i meddelandet i stället för att använda bilagor. Undvik också färg eller utsmyckade teckensnitt – enkel svart text i ett vanligt sans-serif-teckensnitt som Arial eller Calibri är alltid bäst.

Om du blir nominerad till ett stipendium efter att ha ansökt via e-post, se till att förbereda dig för den personliga intervjun eller en gruppdiskussion.